Un lot de PDF, un classement par salarié.

2. Contrôle page par page

Relire les rattachements

Le tableau entier est à relire avant toute diffusion, y compris les pages attribuées automatiquement : la colonne « Lu sur la page » montre ce qui a fondé chaque rattachement. Un nom qui est aussi un mot courant ou une personne citée peut entraîner une omission ou une erreur. Seule la page qui suit une page rattachée par un nom lu, et qui porte la mention « Suite », la rejoint : les autres pages d'un document long restent à attribuer à la main, comme toute page non classée.

L'essentiel des limites (détail en R03, R18 et R28) : l'outil lit le destinataire après une étiquette de salarié (Salarié, Destinataire, Bénéficiaire…) où qu'elle soit sur la page et, dans la moitié haute, après une civilité ou une étiquette Nom, au-dessus d'une adresse ou à son matricule. Il peut ranger une page chez un salarié de la liste qui la signe, l'expédie ou y figure comme interlocuteur, quand le vrai destinataire n'est pas présenté ainsi. Une partie de ces rattachements est signalée « À vérifier » : ces pages restent hors des fichiers des salariés et du PDF global, dans le dossier _À vérifier de l'archive, tant qu'elles ne sont pas confirmées ou corrigées dans le tableau ; une ligne signalée peut aussi être juste, notamment dans un lot de courriers très courts ou d'attestations sans phrase. Ne sont pas signalées une page qui porte une phrase ou plus de six lignes de contenu sous le nom, comme une signature suivie d'une longue liste de pièces jointes ou le courrier d'un expéditeur, ni une page rattachée par un matricule seul : une ligne non signalée n'est donc pas sûre pour autant. Par prudence, l'outil laisse non classés les courriers très courts signés en image et les pages scannées. Une page tournée ou mise en page de façon inhabituelle peut être mal lue, donc laissée non classée ou rangée à tort. Un nom qui est aussi un mot courant (Petit, Le Blanc) peut fausser la lecture. Chaque ligne du tableau se relit avant de produire les fichiers.