Politique de confidentialité.

Objet de la politique

La présente politique décrit les traitements de données personnelles liés au site poliade.fr : consultation du site, formulaire de contact, commandes passées dans la boutique, déclarations de rétractation et exercice des droits. Elle ne décrit pas les traitements liés à l'exécution d'une prestation de conseil, qui fait l'objet d'un devis et de conditions particulières.

Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits ci-dessous est POLIADE, société par actions simplifiée à associé unique dont le siège social est situé 19 rue Victor Hugo, 65000 Tarbes, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Tarbes sous le numéro 989 019 575. Toute question ou demande relative aux données personnelles peut lui être adressée par courrier électronique à l'adresse mehdi.tobal@poliade.fr ou par courrier postal à son siège social. POLIADE n'a pas désigné de délégué à la protection des données.

Données, finalités et bases légales

Le formulaire de contact recueille le nom et le prénom, l'adresse électronique et la description du besoin, qui sont obligatoires, ainsi que, de manière facultative, le téléphone, le nom de l'entreprise, son effectif et le sujet de la demande. Ces données servent à répondre à la demande et, pour une prestation, à établir un devis. Le traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande de la personne et, pour les autres demandes, sur l'intérêt légitime de POLIADE à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées. Sans les champs obligatoires, la demande ne peut pas être traitée.

Une commande conduit à traiter l'adresse électronique, le nom, le pays et l'adresse de facturation, le produit et la licence achetés, le prix et les taxes, la référence du paiement, les accords donnés lors de la commande et, pour la licence cabinet, le numéro SIREN ou le numéro de TVA de l'acheteur. Elle conduit aussi à traiter la dénomination de l'entreprise de l'acheteur, obligatoire pour la licence cabinet et facultative pour la licence standard, que la facture porte lorsqu'elle est indiquée. Ces données servent à conclure et exécuter la vente : livraison des fichiers, confirmation, facture, mises à jour pendant douze mois, rétractation, réclamations et garanties. Le traitement repose sur l'exécution du contrat et, pour la facturation et la comptabilité, sur le respect d'une obligation légale. Sans adresse électronique ni données de paiement, la commande ne peut pas être passée ; pour la licence cabinet, elle ne peut pas l'être non plus sans la dénomination de l'entreprise et le numéro SIREN ou de TVA, l'une et l'autre étant obligatoires. Les données du moyen de paiement sont recueillies par Stripe ; POLIADE ne reçoit jamais les numéros de carte.

Une déclaration de rétractation faite par la fonctionnalité « Renoncer au contrat ici » conduit à traiter le nom et le prénom, les indications qui identifient la commande et l'adresse électronique indiqués, afin d'en accuser réception et de rembourser l'acheteur. Le traitement repose sur le respect d'une obligation légale.

Pour délivrer les pages du site, l'hébergeur Netlify traite, pour le compte de POLIADE et en qualité de sous-traitant, les données techniques de connexion des visiteurs, dont l'adresse IP, selon les durées de conservation de ce prestataire.

Le site ne propose pas d'inscription à une lettre d'information, et les adresses recueillies ne servent à aucune prospection commerciale : aucun courriel de proposition commerciale, y compris de renouvellement, n'est adressé aux acheteurs. Les seuls courriels adressés après une commande sont ceux qu'exige son exécution, dont l'information sur les nouvelles versions pendant les douze mois de mises à jour.

Durées de conservation

Les demandes reçues par le formulaire de contact, lorsqu'elles n'aboutissent à aucune commande ni à aucun contrat, sont conservées trois ans à compter de leur réception ou du dernier contact émanant de la personne, durée que la CNIL retient pour les données d'un prospect ; il en va de même des messages conservés dans l'espace d'administration du formulaire et dans la messagerie, qui sont ensuite supprimés. Les données d'une commande, y compris une déclaration de rétractation, une réclamation ou une demande de garantie, sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, qui comprend les douze mois de mises à jour et la durée des garanties légales. Les demandes d'exercice des droits et les réponses qui leur sont faites sont conservées trois ans à compter de la réponse. Les factures et les pièces justificatives sont conservées dix ans, durée fixée pour les documents comptables et les pièces justificatives (article L. 123-22 du code de commerce). Lorsqu'un contrat conclu par voie électronique porte sur une somme égale ou supérieure à 120 euros, l'écrit qui le constate est conservé jusqu'à la fin de l'exécution du contrat, mises à jour comprises, puis pendant dix ans, et l'acheteur peut y accéder à tout moment sur demande (articles L. 213-1, D. 213-1 et D. 213-2 du code de la consommation).

Destinataires et prestataires

Les données ne sont ni vendues ni louées. Elles sont accessibles à POLIADE et, pour ce qui est nécessaire à leur mission, à ses prestataires : Netlify, Inc. pour l'hébergement du site et la collecte des messages du formulaire et des déclarations de rétractation ; Stripe pour le paiement et la facture ; Brevo pour l'envoi des courriels de livraison et des accusés de réception de rétractation ; Microsoft pour la messagerie électronique de POLIADE ; Pennylane pour la comptabilité. Selon l'activité concernée, Stripe agit en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant, notamment pour la détection de la fraude, dans les conditions de sa propre politique de confidentialité.

Transferts hors de l'Union européenne

Netlify, Inc. est établie aux États-Unis. Son accord de traitement des données prévoit que les données qu'elle traite pour le compte de ses clients peuvent l'être hors de l'Espace économique européen, que ces transferts reposent sur le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework), auquel Netlify déclare avoir adhéré, et, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Stripe indique que Stripe, Inc. se conforme au même cadre et que ses transferts reposent, lorsque le droit applicable l'impose, sur des transferts vers des pays ou destinataires reconnus comme assurant un niveau de protection adéquat, sur les clauses contractuelles types de l'Union européenne ou sur un autre mécanisme de transfert licite.

Microsoft indique stocker et traiter les données de ses services en ligne d'entreprise, dont Microsoft 365, dans des centres de données situés dans l'Union européenne ou l'AELE, sous réserve de transferts limités qu'il documente. Brevo indique, dans l'accord de traitement des données de ses conditions générales, que les données de ses clients peuvent être traitées hors de l'Espace économique européen, avec un niveau de protection adéquat assuré notamment par les clauses contractuelles types, et qu'elle peut s'appuyer sur le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis pour les transferts vers les États-Unis. Pennylane indique que ses serveurs d'hébergement sont situés à Dublin, en Irlande, et que, lorsqu'elle recourt à des prestataires situés hors de l'Union européenne dans un pays dont la législation n'a pas été reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat, des clauses contractuelles types ou des clauses équivalentes sont intégrées à ses contrats ; elle précise que les traitements qu'elle effectue en qualité de sous-traitant sont régis par la convention de traitement des données annexée à ses conditions générales. Une copie des garanties applicables à ces transferts est remise sur demande adressée à POLIADE à l'adresse mehdi.tobal@poliade.fr ; Stripe indique en outre qu'une copie des clauses contractuelles types qu'il applique peut être obtenue auprès de lui.

Cookies et traceurs

Le site ne dépose aucun cookie ni aucun autre traceur sur le terminal des visiteurs et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ; aucun consentement n'est donc demandé. Les polices de caractères sont servies par le site lui-même. Les outils gratuits en ligne traitent les saisies dans le navigateur, sans les transmettre à POLIADE ni à quiconque. La page de paiement est hébergée par Stripe : les traceurs qu'elle utilise relèvent de Stripe et de sa politique de confidentialité. Un traceur qui ne serait pas strictement nécessaire au service demandé ne pourrait être déposé qu'après le consentement du visiteur (article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978).

Vos droits

Toute personne dispose sur ses données, dans les conditions prévues par les articles 15 à 18 et 20 du règlement (UE) 2016/679, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation du traitement, ainsi que, pour les données qu'elle a fournies et qui sont traitées sur la base d'un contrat, d'un droit à leur portabilité. Le droit à l'effacement ne s'applique pas aux données dont la conservation est imposée par la loi, comme les factures et les pièces justificatives, pendant la durée indiquée plus haut (article 17 du même règlement). Elle peut définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données après son décès (article 85 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978). Ces droits s'exercent par courrier électronique à l'adresse mehdi.tobal@poliade.fr ou par courrier postal au siège de POLIADE. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, délai qui peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, la personne étant alors informée dans le premier mois de cette prolongation et des motifs du report ; si POLIADE ne donne pas suite à la demande, elle en informe la personne dans le même délai, avec les motifs de son inaction et la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL et un recours juridictionnel (article 12 du même règlement).

Toute personne qui estime que le traitement de ses données constitue une violation de ce règlement peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), service des plaintes, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, ou en ligne sur cnil.fr (article 77 du même règlement).

Droit d'opposition

Toute personne peut s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de ses données fondé sur l'intérêt légitime de POLIADE, notamment au traitement d'une demande reçue par le formulaire de contact qui ne porte pas sur une prestation (article 21 du règlement (UE) 2016/679).